Anglické slovo „waste“ má (jako obvykle) řadu různých významů. Populární v současné době je „odpad“. Podívejme se však na něj jako na sloveso – plýtvat, mrhat, chřadnout, rozhazovat…

Plýtvání vidíme všude kolem nás. Má podobu zbytečného vydávání, utrácení a mrhání zdroji, které bohužel nejsou neomezené a nekonečné.

• Mrháme časem.
• Plýtváme energií.
• Plýtváme vlastními silami i silami druhých (což je také energie).
• Plýtváme přírodními zdroji.
• Plýtváme potravinami.
• Rozhazujeme finance…

Řada ze zdrojů má statut „vzácné“ (čas, suroviny…) i „jedinečné“ (lidé). Také se stane, že plýtváme slovy, kritikou, pozorností atd.

Platí to v osobním i organizačním životě. Naše všímavost vůči různým druhům plýtvání a jejich uvědomění si bývají odlišné.

Konzultační a lektorské aktivity mě zavádějí mimo jiné do firem, kde je plýtvání takříkajíc „na tapetě“. Přes určitý společný podtext se liší například:

• mírou zájmu „něco s tím dělat“, spojenou s
• různorodým povědomím o tzv. „štíhlé výrobě“, „výrobním systému Toyota“, „leanu“ atd.
• odlišnými strategiemi a nabídkou hodnoty pro zákazníky

V takových firmách je plýtvání jedním z klíčových slov a podstatnou příčinou omezené produktivity, efektivity a následně spokojenosti zákazníků, zaměstnanců a nakonec finančních výsledků.

Často se plýtváním rozumí tzv. 7 druhů plýtvání. Poukázal na ně před lety Taiichi Ohno (1912-1990), šéf inženýrů japonské firmy Toyota. V současnosti je 7 druhů plýtvání (je jich ve skutečnosti osm) vnímáno jako jedno z východisek pro tzv. Toyota Production System (TPS), výrobní systém Toyota. TPS sám bývá někdy zkratkovitě a nepřesně označován jako štíhlá výroba.

7 druhů plýtvání nemůže uniknout pozornosti v sérii mých článků „o sedmičkách“. Není mým cílem podrobně vysvětlovat cestu k nápravě a nabádat ke štíhlé výrobě, byť se opakovaně ve firmách potýkám s tím, že si manažeři ne vždy uvědomují, co ona štíhlost (lean) znamená.

Zařadím přesto jeden důležitý osvětový bod, který musím v podnicích stále připomínat. K němu si půjčím citát Jeffreyho Likera (2010).

„Štíhlost nespočívá v napodobování nástrojů, které používá firma Toyota v rámci konkrétního výrobního procesu. Štíhlost znamená rozpracování zásad, které jsou vhodné pro vaši organizaci a jejich pečlivé praktické uplatňování, aby organizace dosahovala vysoké výkonnosti, která nepřetržitě přináší přidanou hodnotu zákazníkům i společnosti.“

No a teď pojďme na některé synergie a tipy jak odemknout dveře k pokladu zvaného „zlepšování“ díky základům při uplatnění strategie kvality a využití sdílených hodnot a dalších 6S.

• 7 druhů plýtvání
• 8. druh plýtvání – nevyužití potenciálu lidí
• Hodnotové disciplíny
• Synergie 7 x 7 x 7
• Najděte správnou kombinaci
• Najděte vlastní zámek a kombinaci

Nejprve nahlédněme na 7 druhů plýtvání. Týkají se jak výroby, tak i administrativní práce. Při troše fantazie (a/nebo naprosto evidentně) je najdete i doma a ve své vlastní práci, ať děláte cokoliv.

1. Zásoby

Proč jsou zásoby plýtváním? Váží na sebe již spotřebované zdroje, vč. finančních, zabírají fyzický nebo virtuální prostor. Na druhé straně díky „produkci“ a „produkování“ zásob může mít člověk (falešný) pocit „produktivity“. Trochu to připomíná „křečkování na horší časy“. Nestačím se divit, v kolika firmách ještě přežívá myšlení typu „my jsme výrobní firma, my musíme vyrábět“.

Na místě je sebezpytující otázka:

• Jaké zásoby, v čem a kde úmyslně nebo neúmyslně vytváříte? (Já mám například doma řadu dosud nepřečtených knih, na disku spoustu starých souborů i těch „co kdyby někdy“, v hlavě zásobu užitečných i neužitečných myšlenek a nápadů…).

Zásoby jako pojistka jsou nezbytné a zákazníci často určitou míru zásob požadují. Vždy závisí na zralosti a důvěře v dodavatelském řetězci a „pocitu jistoty“ některých rozhodovatelů a zainteresovaných stran. Nezapomínejte však ani na zásoby, které na první pohled nejsou vidět (data, informace, dokumenty, brožury, letáky…).

2. Nadprodukce

Původní myšlenka plýtvání je svázána spíše s hromadnou a velkosériovou výrobou, takže uvedené příklady nebo otázky mohou pokulhávat za situací, které řeším já i řada kolegů konzultantů ve firmách, které tuto podmínku „formálně“ nesplňují.

U hromadné výroby se také nejlépe ukáže další ze 7 druhů plýtvání – nadprodukce. Vyrábí/produkuje se více než v danou chvíli potřebuje zákazník (i ten interní). Úzce to souvisí se zásobami – nadprodukce nevyhnutelně vede k zásobám. V myšlení a uvažování je to důležitý faktor, protože požadavky zákazníků se mohou měnit, a to velice flexibilně. Rychlá sériová produkce na to musí flexibilně reagovat. Flexibilita v procesech je tedy mnohdy klíčovým prvkem uvažování, vnímání, akcí a zlepšování v podnicích (a poptávkou po konzultační, poradenské nebo vzdělávací pomoci a asistenci).

I nadprodukce na sebe váže spotřebované finance, čas, další zdroje a prostor. Mnohdy vzniká lákavý a bohužel falešný pocit „produkce“ a „jistoty“ („máme hotovo, můžeme jít na další“). Důvody nadprodukce jsou rozmanité a nebudu je rozebírat.

Ze života jen jeden příklad.

• Stává se vám, že si k jídlu připravíte více, než zvládnete sníst?
• Co pak?

3. Doprava, přemísťování

Každé plýtvání spotřebovává zdroje. Je plýtváním, protože zdroji mrhá. Platí to i pro nadbytečnou dopravu a přemísťování čehokoliv z bodu A do bodu B (a tak dále). Stává se tak zejména tehdy, je-li pracovní proces rozvržen do velkých vzdáleností, v nichž je třeba přepravovat materiál, polotovary, díly i hotové výrobky, řešit logistiku ze skladu a do skladu apod.

V podnicích to bývá dědictví minulosti (malé areály, které se nedají rozšířit, výstavby formou „přílepků“ jako kukaččí hnízdo apod.

V celém dodavatelském řetězci má vliv rozmístění závodů, strategie a kritéria výběru dodavatelů atd.

Obr. 1 – 7 druhů plýtvání podle konceptu Toyota.

Zdroj: vlastní zpracování

​4. Zbytečné pohyby

Zbytečné pohyby jsou dalším z „vyjmenovaných“ 7 druhů plýtvání. Extrémním případem je např. zbytečná chůze (tady totiž nejde o pojetí typu „buď fit“), protože i chůze znamená ztracený (= neproduktivní) čas. Hledání, natahování se pro nástroje, nářadí… a vůbec ergonomie pohybů a uspořádání pracoviště, to je to, oč tu běží. Odstranění zbytečných pohybů není jen pomyslný „závod s časem“, jak to někteří chápou. V mnoha případech přináší také omezení rizik zranění, úrazu.

Uspořádávání pracovišť je populární, protože má viditelný efekt v prostoru a lze k němu přistupovat opravdu velice vědecky, s kamerou a stopkami v ruce. Když ovšem není pochopen smysl, účel a širší kontext, mohou opatření k omezení zbytečných pohybů být vnímána jako určitá míra šikany a jevu, který automatizací pohybů dělá z člověka pomyslného robota.

Podle mých zkušeností musí být tato „péče“ o pohyby pracovníků vyvážena jinou péčí, například ve vztazích, dalších podmínkách pro efektivní práci, vyvažováním tvořivými způsoby práce apod.

5. Nadbytečné procesy

Zásadnějším zdrojem plýtvání jsou rozmanité procesy, které jsou zbytečné převážně tím, že nepřidávají hodnotu pro zákazníka a jsou začleňovány kvůli hlídání nedostatků v práci jiných – kontrolování, testování, zkoušení nad nezbytnou mez požadovanou zákazníkem.

Mohou to však být i procesy, které způsobují nepřesné nebo nadměrné zpracování díky nekvalitním postupům, opotřebovanému nářadí či nástrojů, špatného konstrukčního řešení apod.

Čím menší osobní kvalita (v jakékoliv činnosti), tím více zbytečných procesů. Optimalizovat, automatizovat a to nezbytné zrušit. Nedávno jsem tento „návod“ četl v jednom příspěvku na LinkedIn. Je to radikálnější vyjádření PDCA cyklu.

Určitým ideálem je vyladění procesu tak, aby výroba/produkce běžela v režimu RFT (Right First Time – napoprvé správně). Třeba (pro mě) napoprvé napsat článek bez chyb, překlepů, dodělávek a předělávek. V tomto duchu mám velké rezervy.

Tipy na procesy a možnost srovnání či inspiraci nabízí procesní rámec APQC. Je pro vás k dispozici v češtině – zde.

6. Zmetky a vady

Když věci (a procesy, které nezachytí nekvalitu) dojdou příliš daleko, objeví se vady a zmetky. V takovém případě se spouští „kolečko plýtvání“ v podobě oprav, vyřazování a opakované výroby, předělávek, dodatečného dohledu a kontrol apod. Čas běží, náklady rostou, hledají se viníci, nabourávají se vztahy, pátrá se po řešeních, která nezřídka (alespoň zpočátku) znamenají další plýtvání (administrativa, kontrola…).

Filozofie „leanu“ má řadu přístupů a nástrojů, jak tomu předejít a zabránit. Mnohé dávají důležité pravomoci do rukou pracovníků (např. možnost zastavit výrobu, když se objeví vadný kus/díl). Takové pravomoci předchází trénink, vzdělávání, motivace, komunikace. Není to jen „nástroj“ nějakého delegování či dokonce zbavování se odpovědnosti a její přenášení na nejnižší článek ve výrobě – operátory či výrobního dělníka.

Historky, otazníky ve vnímání a pohledy předáků a mistrů, s nimiž se prakticky setkávám, by vydaly na dlouhé vyprávění. Jsou součástí zásoby příběhů, které využívám při práci s nimi, na porozumění jejich roli, při zlepšování a hledání cest, jak z toho ven.

Stále se opakuje jedno – provázanost a vzájemná závislost mezi lidmi a různými funkcemi a rolemi. I mezi 7 druhy plýtvání.

7. Čekání (prostoje)

Dohlížení a čekání na různé kroky procesu, údržbu (kvůli poruše), suroviny, polotovary, nástroje, manipulaci apod. jsou dalším nešvarem z okruhu 7 druhů plýtvání. Také tento čas se v realitě sčítá do kolonky „neproduktivní“, ale bohužel ne zdarma.

Může to být i čekání na užitečnou informaci na poradě, prostoje při přípravě prezentací, hledání čehokoliv… Tak jak to jistě znáte z běžného života.

Různé kombinace jednotlivých druhů plýtvání tvoří v organizacích reálný stav věcí a jsou výzvou k hledání řešení a nápravy. Ne za každou cenu perfekcionistického, utopického či idealistického, ale v daných podmínkách a kontextu optimálního. V současné době takový kontext dokresluje situace na trhu práce a obvyklé stesky typu „nejsou (kvalitní) lidi“.

Ale…

I když podle statistik v současné době chybí podnikům a organizacím přes 350 tisíc lidí, drtivou většinu poptávky (více než 220 tisíc) tvoří poptávka po pracovnících se základním vzděláním. To o něčem svědčí. Jak je to reálně s přidanou hodnotou ve firmách?

Plýtváním je i fluktuace lidí, neustále nové a nové zaučování a zacvičování. Proti tomu stojí jako „přídavek“ nad 7 druhů plýtvání ještě míra ne/využití potenciálu lidí. V případě osmého druhu plýtvání nejde o zaměření na proces výrobní, ale na proces manažerský v poznání lidí, komunikaci s nimi, v motivaci, vytváření vztahů, vedení lidí, v jejich rozvoji, důvěře a vytváření příležitostí či dávání šancí.

Robotizace a automatizace je řešením tam, kde nejde o potenciál lidí. Znamená poptávka pro lidech se základním vzděláním to, že firmy hledají lidi bez potenciálu nebo ne?

Toto je téma samo o sobě – do diskuse, pro články, knihy, konference, workshopy…

Klub zlepšování

Ve vztahu ke zlepšování s využitím zapojením a angažováním lidí a jejich potenciálu jsme s Centrem andragogiky v Hradci Králové připravili sérii odpoledních setkání v Klubu zlepšování. V těchto „mastermind“ tematických setkáních budeme diskutovat i o těchto otázkách.

Tady je přehled termínů a témat pro podzim 2019.

• A3 report – nástroj zlepšování a angažování lidí (9.10.2019)
  • Informace >>
  • Přihlásit se >>

• (“Diskusní”) benchmarking procesu zlepšování a jeho strategická procesní mapa (10.10.2019)
  • Informace >>
  • Přihlásit se >>

• Dopad digitální transformace na zlepšování (v MSP) (13.11.2019)
  • Informace >>
  • Přihlásit se >>

• Strategický a “psychologický” kontext zlepšování (21.11.2019)
  • Informace >>
  • Přihlásit se >>

• Nastavení mysli (manažerů a zaměstnanců) pro zlepšování (4.12.2019)
  • Informace >>
  • Přihlásit se >>

V další části článku vás chci inspirovat k nalézání synergií. Podstata vychází z mé přípravy na Klub zlepšování v květnu 2019, kde se téma diskuse točilo kolem toho, jak zapojit lidi do odstraňování plýtvání ve výrobě. (Chcete-li poslat závěry, napište mi e-mail na info@liborfriedel.cz nebo mi nechte vzkaz přes kontaktní formulář pod tímto článkem.)

Tehdy se v podstatě zrodila myšlenka „sedmičkových“ článků.

Pro ověření a volbu synergie a hledání příležitostí a opatření k optimalizaci či omezení plýtvání je užitečné uvědomit si ještě jeden kontext. Týká se hodnotové nabídky pro zákazníka. Je podstatou tzv. „hodnotových disciplín“ a více o něm píšu v článku na „školním blogu“ European Business School SE.

7 druhů plýtvání (i osmé, týkající se potenciálu lidí) je možné (a důležité) vnímat všude. Tradičně nejrozšířenější je však v procesech a strategiích organizací, které sledují hodnotovou disciplínu nazvanou „provozní excelence“, optimalizující čas, kvalitu a náklady/cenu jako podstatné hodnoty pro zákazníky.

Jinak bude situace (a plýtvání) vypadat v inovativním podniku, pro něhož je strategicky významné „produktové vůdcovství“ jako druhá z hodnotových disciplín.

A Ještě s odlišnější perspektivou bude na plýtvání pohlížet firma uspokojující individuální a specifické požadavky zákazníka, pracující na míru v rámci hodnotové disciplíny nazvané „důvěrná znalost zákazníka“.

Obr. 2 – 7 zásad kvality a rámec 7S jako předpoklad pro řešení problémů s plýtváním. („Sedmičkové“ modely v akci.)

Zdroj: vlastní zpracování 

Jednou z inspirací k zamyšlení a akci je synergie a propojení tří „sedmičkových“ modelů. Nesporně důležitá je pro podniky usilující o provozní excelenci (např. u dodavatelů v automobilním průmyslu). Styl přemýšlení však platí obecně. Zvažte propojení a synergii těchto tří přístupů:

• 7 zásad kvality (jsou základem pro zavádění systémů managementu kvality podle ISO 9001)
• Rámec 7S (McKinsey)
• 7 druhů plýtvání (viz. výše v článku)

Pro zopakování, 7 zásad kvality zahrnuje:

1. Zaměření na zákazníka
2. Leadership
3. Angažovanost lidí
4. Procesní přístup
5. Zlepšování
6. Rozhodování založené na faktech
7. Management vztahů

V úvahu připadá také 8 konceptů excelence, o nichž jsem psal v souvislosti s cestou k osobní excelenci.

Dalším důležitou součástí synergie je rámec 7S, který bere v úvahu následujících sedm oblastí pro řízení:

1. Sdílené hodnoty
2. Strategie
3. Struktura
4. Systémy
5. Styl
6. Spolupracovníci
7. Schopnosti

V článku zde jsem model 7S rozebral v souvislostech, které vytváří ve vazbě na sdílené hodnoty.

Chcete-li přidat ještě jednu „sedmičku“, jsou to právě (sdílené) hodnoty v 7 úrovních vědomí Barrettova modelu.

1. Přežití
2. Vztah
3. Sebeúcta
4. Transformace
5. Vnitřní soudržnost
6. Tvorba rozdílu
7. Služby

V minulých týdnech jsem na Barrettův model soustředil na blogu dost pozornosti.

Obr. 3 – Kroužek pomyslného číselného zámku pro použití „sedmičkového“ modelu. V článku použijeme 7 druhů plýtvání, 7 zásad kvality a rámec 7S.

Zdroj: vlastní zpracování 

Příležitosti pro zlepšování, odstraňování plýtvání a synergie se ukrývají pod pomyslným jedním zámkem nebo více zámky. Jistě znáte ty s číselnými kroužky.

Představte si zjednodušení, kdy hledáte kód – kombinaci tří čísel na kotoučku s čísly 1-7. Při správné kombinaci se zámek otevře a vy otevřete dveře k pokladu. Tím pokladem je nápad, inspirace, uvědomění, tip, vhled, aha moment… „Sedmičkové“ (a jiné) modely jsou kontrolními seznamy a inspiracemi, abyste na nic nezapomněli a nic nevynechali. Nikdy totiž nevíte, které kombinace čísel (tipů, zásad, myšlenek, otázek a odpovědí) na pomyslném kotoučku zámku bude vítězná a otevře vám dveře (k pokladu).

Takovou hru na nápady si můžete sehrát v výše zmíněnými třemi „sedmičkovými“ modely. Otázek a odpovědí v kombinaci 7x7x7 najdete až 343.

Obecně je to jednoduché (otázky, ne tak odpovědi).

• Jakým „S“ chcete podpořit jednotlivé Zásady kvality, abyste omezili určitý Druh plýtvání?
• Chcete-li eliminovat určitý Druh plýtvání, o jakou Zásadu kvality se můžete opřít a jakým „S“ ji podpoříte?
• …

Konkrétně je kombinace na vás. Ukázku, kterou můžete vnímat i jako „výherní automat“ a hledat vhodnou kombinaci faktorů, naznačuje obrázek 2 podle zámku na obr. 3). 

• Jaké Sdílené hodnoty (7S) potřebujete pro zaměření na zákazníka (7 zásad kvality), abyste eliminovali zbytečné čekání/prostoje (7 druhů plýtvání)?
• Jakou Strategii chcete sledovat v neustálém zlepšování, která vám pomůže zamezit nadprodukci?
• Jaký Styl leadershipu nejvíce pomáhá odhalit zbytečné procesy?
• Jaké Systémy pro zjišťování faktů potřebujete, abyste mohli rozhodovat o hranici nadbytečných zásob?

Další příklady najdete v doplňkové prezentaci na SlideShare.

Ne každá kombinace je „vítězná“. Rozhodně také nebude vždy stačit jen jedna kombinace kódů 1-7 na „sedmičkových“ kroužcích.

Podle mé zkušenosti lidé (zaměstnanci i manažeři) ke škodě věci nepřemýšlí o zapojení určitých (někdy i základních) kombinací. Omezují tak cestu ke zlepšení a řešení problémových nebo zapeklitých situací. Nebo se noří do nástrojů a nedokáží si správnou kombinací otevřít dveře nebo najít správné dveře chráněné zámkem s kombinací.

„Nemít žádný problém je největším problémem ze všech.“ (Taiichi Ohno)

Zrekapitulujte si, co se ukrývá pod jednotlivými kombinacemi zámků. Zvažte, zda jste některou nepřehlédli či ji někdo nezměnil (konkurenti, zákazníci, zaměstnanci…). Hledejte synergie a příležitosti dvou nebo tří „sedmičkových“ modelů (nebo jakýchkoli jiných, které pokládáte za užitečné), abyste našli cestu k odstraňování 7 druhů plýtvání v širších souvislostech.

Tato „hra“ není ve stylu „one size fits all“, kdy se na vše hodí jediné řešení (jediná kombinace).

• Kolik z 343 kombinací „zámku k pokladu“ je vítězných a inspirativních?
• Kterými začnete?

Principy „odemykání“ a kombinací platí obecně, Stačí zvolit příhodné modely. Synergie kombinací osobních hodnot a osobních silných stránek (článek zde) jsou dalším smysluplným tipem a východiskem. Přidejte k němu kupříkladu své bloky nebo neužitečná přesvědčení. Využijte jich k cestě osobní excelence, budování návyků apod. Je to individuální a je to na vás.

Když se v podnicích setkávám s plýtváním a nedostatky, není to primárně kvůli nějakému chybějícímu nástroji „štíhlé výroby“. Příčiny jsou mnohem měkčí – absence sdílených hodnot, styl vedení, komunikace a zvládání vztahů, schopnosti lidí a jejich angažovanost… Rámec 7S je skvělým hřištěm pro přemýšlení a první částí číslicového zámku. Protože spousta firem ve výrobě i službách má certifikován systém managementu kvality (QMS) podle ISO 9001, nabízí se základy tohoto systému v podobě zásad kvality jako druhý důležitý prvek pro hledání řešení a zlepšování v plýtvání.

Popřemýšlejte, zvažte, vyzkoušejte a napište do komentářů. Budete.li chtít, pojďme probrat vaše potřeby, ideje a záměry osobně nebo telefonicky. Cesta k akci je (vždy) otevřená. Klub zlepšování je jednou z platforem.

Několik otázek k vašemu rozhodnutí i do diskuse najdete v prezentaci na SlideShare.

Literatura:

• LIKER, Jeffrey, K. Jak to dělá Toyota. 14 zásad řízení největšího světového výrobce. Praha: Management Press, 2010. 390 s. ISBN 978-80-7261-173-7.

​